Prace nad przygotowaniem procesu deliberatywnego

W ramach przygotowań do realizacji warsztatów należało podjąć serię równoległych działań, które umożliwiły stworzenie odpowiedniej przestrzeni dla deliberacji. 

Jedną z pierwszych rzeczy jaką zrobiliśmy jako zespół badawczy był spacer obserwacyjny w Przemyślu, gdzie zapoznaliśmy się z ważnymi punktami dla uchodźców z Ukrainy i obserwacjami instytucji oraz organizacji pomocowych na temat tych przestrzeni. 

Odbyliśmy dwa spotkania informacyjne, połączone z obserwacją przestrzeni, w warszawskich ośrodkach dla pobytu długoterminowego osób z Ukrainy. Opowiedzieliśmy o założeniach realizowanego pilotażu oraz prosiliśmy o podzielenie się opiniami na temat zaplanowanych działań.

Ustaliliśmy w jaki sposób należy zapewnić komfort osób uczestniczących poprzez zorganizowanie przerwy lunchowej w trakcie warsztatów oraz następnie ustaliliśmy sposób realizacji tego zadania. 

Uzgodniliśmy z partnerami w jakich lokalizacjach będą odbywały się warsztaty w obu miastach, jakie materiały i sprzęty muszą być dostępne na miejscu oraz jaka ma być rola osób moderujących poszczególne procesy deliberatywne. 

Uzgodniliśmy z partnerami instytucjonalnymi i z organizacjami pozarządowymi jakie wsparcia w zakresie przygotowania spotkań, ich uczestnictwa w procesie oraz oczekiwanej responsywności na przedstawione propozycje zmian organizacyjnych przez osoby uczestniczące. 

Odbyliśmy serię spotkań z Game Changers Academy na temat przygotowania wszystkich warsztatów i wyboru narzędzi game and play, które mogą posłużyć procesowi. Następnie ustaliliśmy jakie materiały będą od nich potrzebny w celu realizacji zaplanowanych działań.

Stworzyliśmy ramy dla tłumaczenia polsko-ukraińskiego materiałów w procesie oraz uczestnictwa osób tłumaczących same spotkania, tak aby zapewnić możliwie szeroką dostępność i przejrzystość procesów.

Kluczowym działaniem było stworzenie szczegółowych planów na potrzeby poszczególnych warsztatów. Wpierw określiliśmy pytania, które miały ramować poszczególne spotkania:

Warsztat 1

- Co daje im poczucie bezpieczeństwa i wolności?

- Co jest barierą w planowaniu przyszłości w niepewnych czasach?

Warsztat 2

- Co sprawia, że czują się silni i gotowi stawić czoła wyzwaniom?

- Co odbiera im siłę?

Warsztat 3

- Jakie wsparcie otrzymują, aby zaspokoić swoje potrzeby?

- Czego potrzebują, aby być silnymi?

Następnie, po przeprowadzeniu rekrutacji i zaznajomieniem się z informacjami o grupach, dostosowaliśmy wybrane narzędzia game and play pod prawdopodobne potrzeby grupy. Co więcej ustaliliśmy jakie są założenia interakcji między osobami uczestniczącymi przy poszczególnych aktywnościach w zależności od tego:

czy były to działania indywidualne, podgrup lub całych grup;

czy były oparte na indywidualnych doświadczeń i perspektyw czy kolektywnych dyskusjach;

czy opierały się na działaniach artystycznych, kooperacji lub werbalnej wymiany.

W planie wskazaliśmy w jaki sposób chcemy zapewnić grupie odpowiedni komfort przez zapewnienie odpowiedniego dostępu do informacji o poszczególnych warsztatach, informacji o tym jaka jest rola poszczególnych organizatorów, jak zapewniamy bezpieczeństwo danych, którymi się z nami dzielą, dostępem do tłumaczenia oraz o innych osobach uczestniczących w deliberacji. Szczegółowo określiliśmy jakie materiały oraz narzędzia będziemy wykorzystywać podczas każdego warsztatu i w jaki sposób.